PRIVACY POLICY

筑波会議におけるプライバシーポリシー

筑波会議委員会（以下「委員会」といいます。）は、委員会が主催する国際会議（筑波会議（以下「筑波会議」といいます。）の参加希望者に、本プライバシーポリシー第１項に掲げる目的のため、個人データのご提供をお願いしています。また、筑波会議のイベントで写真・動画撮影をさせていただくことがございます。
取得した個人データは、日本国の関係法令、委員会の委員会規則等を遵守し、セキュリティの重要性を認識した上で適切に取り扱います。
筑波会議への参加を希望される全ての方は、本プライバシーポリシーをご確認願います。
この取り扱いに同意いただける場合は、プライバシーポリシー確認欄の「同意」の項にチェックを入れてください。（以下、このような同意方法を「包括同意」といいます。）
また、「1 個人データの利用目的」のうち、以下の目的（以下「運営外利用目的」といいます。）のための個人データの利用についてのみ同意いただけない場合には、「特別な要望」にその旨ご記載の上で、プライバシーポリシー確認欄の「同意」の項にチェックを入れてください。（以下、このような同意方法を「限定同意」といいます。）

〈運営外利用目的〉
・今後、委員会が開催する会議及びイベントの開催案内を送付するため
・参加者向けアンケート調査やフィードバックの収集のため

限定同意の方法により同意いただいた場合は、運営外利用目的による個人データの利用はいたしません。なお、その場合でも、包括同意をされた方々と差異なく筑波会議への参加や筑波会議の関連Webサイトをご利用いただくことができます。
限定同意ではなく、単に「同意」の項にチェックを入れていただいた場合には、運営外目的を含めた本プライバシーポリシーの全てに同意いただいたものとみなします。

運営外利用目的以外の点についてもご同意いただけない場合（包括同意または限定同意がいただけない場合）は、委員会への個人情報への提供はご遠慮ください。その場合には、筑波会議への参加や筑波会議の関連Webサイトをご利用いただくことはできませんのでご了承願います。
なお、前回の筑波会議2025におけるプライバシーポリシーからの変更点はこちらをご確認ください。

＊欧州経済領域及び英国（以下「EEA等」といいます。）に居住する方へ
EEA等に所在する方から提供いただく個人データについては、前述の日本国の関係法令、委員会の委員会規則等に加え、EU一般データ保護規則第2016/679号（General Data Protection Regulation（以下「GDPR」といいます。）を遵守し、セキュリティの重要性を認識した上で適切に取り扱います。また、ご提供いただいた個人データについては、EEA等域外に所在する委員会へ移転します。なお、委員会はGDPR第45条に規定された十分性認定を受けておりません。
この取扱い及び域外移転に同意いただける場合は、プライバシーポリシー確認欄の「同意」の項にチェックを入れてください。

1.個人データの利用目的

委員会は、次に掲げる事項を目的として、提供いただいた個人データを利用します。

  • 筑波会議の参加者登録
  • 筑波会議の実施内容の案内や参加登録者向けのお知らせの提供のため
  • 筑波会議運営のため、参加者（主に登壇者）の名前や所属先を筑波会議のWebメディアやオンライン会議システム、出版物、報告書に表示するため
  • 筑波会議のWebメディアや出版物、報告書に、参加者を被写体とする写真、動画を掲載するため
  • 招へい手続きのため
  • 安全保障輸出管理にかかる手続きを行うため
  • 経理業務のため
  • 銀行口座に謝金などの必要経費を振り込むため
  • 貴殿の安全確保、危機管理対応のため
  • 貴殿からのお問い合わせへの回答のため
  • 貴殿からの特別な要望に応じて食事やその他サービスを提供するため
  • 参加者向けアンケート調査やフィードバックの収集のため
  • 筑波会議参加者の傾向を把握するため
  • 今後、委員会が開催する会議及びイベントの開催案内を送付するため
  • 提供頂いた個人データの取り扱いに関する法律やポリシーの変更をお知らせするため
  • その他筑波会議に関する業務上必要な諸手続き及び連絡等のため

＊欧州経済領域及び英国（以下「EEA等」といいます。）に居住する方へ
委員会が提供いただいた個人データを利用する法的根拠は、GDPR第6条第1項所定のデータ主体による「同意」（同項（a））です

2.取得する個人データ

委員会は貴殿及び同行者の筑波会議参加にあたり、以下の個人データを提供頂きます。

  • 氏名、所属、職名、Emailアドレス、国籍、居住地等参加登録フォームに記載いただく情報
  • 筑波会議のイベントで撮影した写真・動画
    また、以下の個人データについては、講演や出張の依頼、航空券や宿泊先の手配、謝金の支払い、特別なサポートへの対応など、必要に応じて別途提供頂くことがあります。
  • 勤務先または所属機関の連絡先（住所・職名・Emailアドレス・電話番号）
  • 連絡先（自宅住所、電話番号）
  • 旅券（パスポート）の個人データページの写し
  • 略歴（CV）、写真
  • 委員会への問合わせ内容、特別な要望、アンケート調査の回答を含む、委員会提供される情報
  • 銀行口座情報
  • 緊急時の連絡先
  • その他筑波会議への参加又は事後対応のために必要とされる最小限度の情報
3.個人データの管理

委員会は、取得した個人データを適切に管理し、1項の目的を達成するために、各年の筑波会議終了後５年間保持します。

4.個人データの第三者への提供

取得した個人データは、あなたの同意を得ている場合を除き、原則として委員会外の第三者に提供することはありません。
ただし、以下の場合には必要最小限の範囲において提供を行うことがあります。

  • 法令に基づく場合
  • 国の機関若しくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行するために協力する必要がある場合
  • 筑波会議参加中に、病気・事故、自然災害が発生した場合、あなたの安全確保や危機管理のため、病院や行政機関などに個人データの提供を求められた場合
5.個人データの取扱い業務の委託

委員会は、第1項に掲げた利用目的を達成するため、必要最小限の範囲において取得したデータを取り扱う業務を委託する場合があります。この場合、委員会は個人データに関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務について契約を締結している処理者を委託先として選定し、個人データの安全管理が適切に行われるよう必要な監督を行います。

6.データ主体の権利

データ主体は、次に掲げる権利を有します。これらの権利行使等を希望される場合は、第7項の問合せ先まで事前にご連絡ください。

  1. 自己の個人データ及び個人データの取扱いに関する情報へアクセスする権利
  2. 個人データを訂正又は消去する権利
  3. データ主体と関係する取扱いの制限を管理者から得ることを要求する権利
  4. 個人データの取扱いに対して異議を述べる権利
  5. データポータビリティの権利
  6. いつでも同意を撤回する権利（ただし、その撤回前の同意に基づく取扱いの適法性に影響を与えるものではありません。）
  7. データ主体に関する法的効果を発生させる、又はデータ主体に対して同様の重大な影響を及ぼすプロファイリングを含む専ら自動化された取扱いに基づいた決定の対象とされない権利
  8. 【EEA等居住者の場合】
    EEA等の各国に設置されているGDPRの適用を監視するための監督機関に異議を申し立てる権利
7.問合せ先（個人データの管理者）
筑波会議委員会事務局
E-mail: info@tsukuba-conference.com